Awake Consulting accorde une importance particulière à la protection des données personnelles des candidats, clients, prospects, partenaires et visiteurs de son Site.

La présente Politique explique quelles données sont susceptibles d’être collectées, pourquoi elles sont utilisées, sur quelles bases juridiques, pendant combien de temps elles sont conservées, avec qui elles peuvent être partagées et quels sont les droits des personnes concernées.

1. Responsable du traitement

Responsable du traitement : Mégane Moucazambo
Awake Consulting
Siège social : 10 rue de la Paix, 75002 Paris, France
E-mail : contact@awake-consulting.com
Dirigeante : Madame Mégane Moucazambo

2. Personnes concernées

La présente Politique peut concerner notamment :

• les visiteurs du Site ;
• les candidats ;
• les personnes adressant spontanément leur candidature ;
• les prospects ;
• les représentants et salariés des entreprises clientes ou prospects ;
• les clients particuliers lorsque des prestations leur sont proposées ;
• les partenaires et prestataires ;
• les personnes prenant rendez-vous avec Awake Consulting.

3. Catégories de données collectées

Selon le service utilisé, Awake Consulting peut traiter :

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone ;
• fonction ;
• entreprise ;
• coordonnées professionnelles ;
• informations relatives au parcours professionnel ;
• CV ;
• diplômes et formations ;
• expériences professionnelles ;
• compétences ;
• disponibilités ;
• mobilité géographique ;
• prétentions salariales lorsqu’elles sont pertinentes ;
• informations communiquées dans le cadre d’un entretien ou d’un accompagnement ;
• données relatives aux demandes adressées à Awake Consulting ;
• données techniques relatives à la navigation ;
• données nécessaires à la gestion des rendez-vous.

Awake Consulting ne demande pas, dans le cadre des formulaires ordinaires du Site, de données sensibles qui ne seraient pas nécessaires à la finalité poursuivie.

Les personnes concernées sont invitées à ne pas transmettre spontanément de données sensibles ou d’informations étrangères à leur demande.

4. Données des candidats

Dans le cadre de ses activités de recrutement, Awake Consulting peut traiter les données figurant dans les CV, lettres de motivation, profils professionnels, échanges avec les candidats et comptes rendus d’entretiens.

Ces données peuvent être utilisées pour :

• étudier une candidature ;
• apprécier l’adéquation d’un profil avec un poste ;
• contacter le candidat ;
• présenter son profil à un client lorsque cela est nécessaire au recrutement ;
• organiser des entretiens ;
• assurer le suivi du processus de recrutement ;
• proposer ultérieurement des opportunités professionnelles compatibles avec son profil lorsque les conditions légales sont réunies.

Lorsque cela est pertinent, certaines données peuvent être obtenues indirectement auprès de sources professionnelles accessibles au public ou de partenaires de recrutement, dans le respect des règles applicables.

5. Finalités des traitements

Les données personnelles peuvent notamment être traitées pour :

1. répondre aux demandes adressées via le Site ;
2. gérer les prises de contact ;
3. organiser les rendez-vous ;
4. gérer les candidatures ;
5. réaliser les opérations de recrutement ;
6. rechercher des profils correspondant aux besoins des clients ;
7. assurer la relation commerciale ;
8. établir et suivre les devis, contrats et factures ;
9. assurer le suivi administratif et comptable ;
10. envoyer des communications commerciales lorsque cela est autorisé ;
11. améliorer le fonctionnement et la sécurité du Site ;
12. mesurer l’audience du Site lorsque le consentement est requis ;
13. gérer les droits des personnes ;
14. respecter les obligations légales et réglementaires applicables.

6. Bases juridiques

Selon la finalité concernée, le traitement peut reposer notamment sur :

• l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne ;
• l’exécution d’un contrat ;
• le respect d’une obligation légale ;
• l’intérêt légitime d’Awake Consulting ;
• le consentement de la personne lorsque celui-ci est requis.

Lorsque le consentement constitue la base juridique d’un traitement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

7. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles, selon les finalités concernées, aux :

• membres habilités d’Awake Consulting ;
• clients d’Awake Consulting lorsque la transmission est nécessaire au processus de recrutement ou à l’exécution d’une prestation ;
• prestataires techniques ;
• hébergeur ;
• prestataire de messagerie ;
• prestataire de prise de rendez-vous ;
• prestataires informatiques ;
• prestataires de gestion administrative et comptable ;
• conseils professionnels soumis à des obligations de confidentialité ;
• autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige.

Awake Consulting veille à ne transmettre que les données nécessaires à la finalité concernée.

8. Sous-traitants et outils tiers

Le Site peut intégrer ou utiliser des services tiers, notamment :

• WordPress ;
• IONOS ;
• Calendly ou autre outil de réservation ;
• Google WorkSpace ;
• Google Analytics ;
• Marvin (Marvin, 126 rue Saint-Maur, 75011 Paris) intervient en qualité de sous-traitant d’Awake Consulting au sens de l’article 28 du RGPD, dans le cadre d’un accord de sous-traitance. Les demandes adressées par les entreprises via les formulaires du Site (contact, mini-diagnostic RH) y sont enregistrées afin d’en assurer le suivi.
  Les données sont hébergées en France par Scaleway (région Paris), prestataire certifié ISO 27001 et HDS. Marvin recourt lui-même à des sous-traitants ultérieurs, dont certains sont établis aux États-Unis, notamment pour l’envoi des e-mails de notification (Twilio SendGrid), pour l’analyse de documents par intelligence artificielle (OpenAI) et pour l’enrichissement des coordonnées professionnelles des contacts (FullEnrich). La liste à jour de ces sous-traitants est disponible sur demande.
  

La liste définitive devra être adaptée aux outils réellement installés sur le Site.

Chaque outil doit être analysé avant sa mise en production afin de déterminer :

• les données transmises ;
• les finalités ;
• le rôle juridique du prestataire ;
• les éventuels transferts hors Espace économique européen ;
• les mécanismes de consentement nécessaires.

9. Transferts internationaux

Awake Consulting peut recourir à des prestataires dont les infrastructures ou sous-traitants sont situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Lorsque des données sont transférées vers un pays tiers, Awake Consulting met en œuvre les mécanismes prévus par la réglementation applicable, notamment lorsqu’ils sont nécessaires :

• une décision d’adéquation ;
• des clauses contractuelles types ;
• des garanties appropriées ;
• ou une exception légalement applicable.

Les informations relatives aux pays concernés et aux garanties applicables sont précisées, lorsque nécessaire, dans les informations fournies au moment de la collecte.

À ce titre, certains sous-traitants ultérieurs de Marvin établis aux États-Unis peuvent accéder aux données transmises via les formulaires du Site, notamment pour l’envoi des e-mails de notification, l’analyse de documents par intelligence artificielle et l’enrichissement des coordonnées professionnelles des contacts. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les prestataires d’intelligence artificielle concernés se sont engagés contractuellement à ne pas utiliser ces données pour entraîner leurs modèles.

10. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles sont traitées.

À titre indicatif :

Données de prospects : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Données de clients : pendant la durée de la relation contractuelle puis, lorsque les données sont utilisées à des fins de prospection commerciale, pendant une durée maximale de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale. Les données dont la conservation est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à l’établissement, l’exercice ou la défense des droits d’Awake Consulting sont conservées pendant la durée nécessaire à cette finalité ou pendant la durée de prescription applicable.

Données de facturation : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable, conformément aux obligations légales applicables aux documents comptables et pièces justificatives.

Candidatures : pendant la durée nécessaire à la gestion du recrutement puis, lorsque cela est possible et sous réserve de l’information du candidat et de ses droits, jusqu’à 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat afin de pouvoir lui proposer de nouvelles opportunités.

Demandes de contact : pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et, lorsqu’elles présentent un intérêt commercial, jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact émanant de la personne concernée.

Prospection commerciale : les données utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Pour les clients, cette durée peut courir à compter de la fin de la relation commerciale, sous réserve du respect des règles applicables au canal de prospection et du droit d’opposition de la personne concernée.

Cookies : selon la durée applicable à chaque catégorie de traceur.

Les données peuvent ensuite être archivées lorsque cela est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale ou pour établir, exercer ou défendre un droit en justice. Les données faisant l’objet d’un archivage intermédiaire sont conservées séparément et leur accès est limité aux seules personnes habilitées.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées ou, lorsque cela est possible, anonymisées.

11. Candidatures et vivier de candidats

Lorsqu’un candidat n’est pas retenu pour une opportunité, Awake Consulting peut, lorsque les conditions légales sont réunies, conserver certaines informations afin de lui proposer ultérieurement d’autres opportunités professionnelles susceptibles de correspondre à son profil.

Le candidat peut demander à tout moment la suppression de ses données ou s’opposer à leur conservation à cette fin.

12. Décision automatisée et intelligence artificielle

Awake Consulting peut utiliser certains outils numériques et solutions d’intelligence artificielle dans le cadre de ses activités professionnelles, notamment pour des tâches d’assistance, de rédaction, de synthèse, de classement, d’organisation, d’analyse ou d’automatisation de certaines tâches.

Les outils susceptibles d’être utilisés comprennent notamment :

• ChatGPT, fourni par OpenAI ;
• Google Gemini, fourni par Google ;
• Claude, fourni par Anthropic ;
• Marvin, utilisé comme outil d’assistance et d’automatisation selon les fonctionnalités effectivement mises en œuvre.

Ces outils peuvent être utilisés pour faciliter certaines tâches internes ou professionnelles. Leur utilisation est effectuée dans le respect des principes applicables en matière de protection des données personnelles, notamment les principes de minimisation, de limitation des finalités, de sécurité et de confidentialité.

Awake Consulting veille, dans la mesure du possible, à ne pas transmettre à ces outils des données personnelles qui ne seraient pas nécessaires à la finalité poursuivie. Lorsque des données personnelles sont susceptibles d’être traitées par un prestataire d’intelligence artificielle, Awake Consulting s’assure, avant leur utilisation, des conditions applicables au traitement des données, notamment des conditions contractuelles, des mesures de sécurité et, le cas échéant, des modalités de transfert de données hors de l’Union européenne.

Les outils d’intelligence artificielle ne constituent pas, à eux seuls, un dispositif de prise de décision automatisée concernant les personnes.

Aucun candidat ne fait l’objet d’une décision produisant à son égard des effets juridiques ou des effets significatifs similaires sur le seul fondement d’un traitement automatisé, sauf si un dispositif spécifique conforme à l’article 22 du RGPD est légalement mis en place et porté à la connaissance de la personne concernée.

Lorsqu’une intervention humaine est prévue, celle-ci est réelle, pertinente et exercée par une personne habilitée, qui conserve la responsabilité de la décision finale.

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits conformément aux modalités prévues dans la présente politique de confidentialité, notamment leur droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition lorsque ces droits sont applicables.

La liste des outils mentionnés ci-dessus peut évoluer en fonction des besoins d’Awake Consulting. Toute utilisation d’un nouvel outil susceptible d’impliquer le traitement de données personnelles fait l’objet d’une vérification préalable de ses conditions d’utilisation et de conformité au regard de la réglementation applicable.

13. Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez notamment :

• d’un droit d’accès ;
• d’un droit de rectification ;
• d’un droit à l’effacement lorsque les conditions sont réunies ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit d’opposition ;
• d’un droit à la portabilité lorsque les conditions sont réunies ;
• du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, dans les conditions prévues par le droit français.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale.

14. Exercice des droits

Toute demande peut être adressée à :

Awake Consulting
10 rue de la Paix
75002 Paris
France
E-mail : contact@awake-consulting.com

Awake Consulting peut demander un justificatif d’identité lorsque cela est nécessaire et proportionné pour éviter une divulgation à une personne non autorisée.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la réglementation.

15. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles porte atteinte à vos droits, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), dans les conditions prévues par la réglementation.

16. Spécificités suisses

Lorsque la législation suisse relative à la protection des données, notamment la loi fédérale sur la protection des données (LPD), est applicable aux traitements réalisés par Awake Consulting, Awake Consulting respecte les obligations qui lui incombent en vertu de cette législation.

Les informations communiquées aux personnes concernées comprennent notamment l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, les finalités du traitement, les destinataires ou catégories de destinataires des données et, lorsque des données personnelles sont communiquées à l’étranger, les informations relatives au pays destinataire ainsi qu’aux garanties applicables lorsque celles-ci sont requises.

Représentant en Suisse :

Lorsque la désignation d’un représentant en Suisse est légalement obligatoire au regard de la LPD et de ses dispositions d’application, Awake Consulting procédera à la désignation d’un représentant conformément aux exigences légales applicables et indiquera ses coordonnées dans la présente politique de confidentialité.

Awake Consulting prend également en compte, lorsque ces règles lui sont applicables, les dispositions suisses relatives au traitement des données personnelles dans le cadre du recrutement ainsi que les éventuelles règles spécifiques applicables à son activité.

La présente section ne vaut pas désignation d’un représentant en Suisse lorsque les conditions légales de cette désignation ne sont pas réunies.

17. Sécurité

Awake Consulting met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard des risques, notamment :

• contrôle des accès ;
• limitation des habilitations ;
• mots de passe robustes ;
• sécurisation des comptes administrateurs ;
• mises à jour des logiciels ;
• sauvegardes lorsque nécessaires ;
• utilisation de connexions sécurisées ;
• mesures de prévention contre les accès non autorisés ;
• sensibilisation des personnes habilitées ;
• procédures de gestion des incidents.

La liste exacte des mesures dépend de l’architecture informatique réellement utilisée.

18. Violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, Awake Consulting applique les obligations de notification et d’information prévues par la réglementation applicable.

19. Mise à jour

La présente Politique peut être modifiée afin de tenir compte des évolutions réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou organisationnelles.

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